Cara Membuat Mail Merge Dari Excel Ke Word

Mengetahui cara membuat Mail merge surat dari Excel ke Word akan sangat menghemat waktu Anda. Cara ini memungkinkan Anda dengan cepat membuat surat kustom, email atau label surat di Word dengan menggabungkan informasi yang sudah Anda miliki di spreadsheet Excel Anda. 

Tutorial ini memberikan gambaran umum tentang fitur utama dan menjelaskan cara membuat mail merge dari Excel langkah demi langkah.

Artikel ini dibuat oleh tim jasa pengetikan online

Persiapan  Mail Merge Surat Undangan

Melakukan mail merge mungkin terlihat seperti sulit, tetapi sebenarnya prosesnya cukup sederhana.

Untuk melakukan proses mail merge Anda minimal harus punya dalam 3 dokumen.

1. Dokumen mail merge Word dengan format surat undangan standar. 
2. File sumber mail merge Excel dengan informasi tentang nama penerima, satu baris untuk setiap penerima.
3. Dokumen Word terakhir dengan surat pribadi, email, amplop dll.

Tujuan dari mail merge adalah untuk menggabungkan data dalam File1 dan File2 untuk membuat File 3.

Langkah Langkah Membuat Mail Merge

Mempersiapkan spreadsheet Excel untuk Mail Merge

Saat Anda menjalankan mail merge, file Excel Anda akan terhubung ke dokumen mail merge Word Anda, dan Microsoft Word akan menarik nama penerima, alamat dan detail lainnya langsung dari lembar kerja Excel Anda.

Jadi, sebelum memulai penggabungan di Word, pastikan file Excel Anda memiliki semua informasi yang ingin Anda sertakan seperti nama depan, nama belakang, salam, kode pos, alamat, dll. 

Jika Anda ingin menambahkan lebih banyak kontak atau informasi lainnya, Anda sebaiknya membuat perubahan atau penambahan di lembar Excel Anda sekarang sebelum menjalankan mail merge.

Artikel ini dibuat oleh tim jasa pengetikan online

Hal-hal penting untuk diperiksa:

Kolom di lembar Excel Anda harus sesuai dengan bidang yang ingin Anda gunakan saat melakukan mail merge. 

Misalnya, jika Anda ingin menyapa pembaca Anda dengan nama depan, pastikan untuk membuat kolom terpisah untuk nama depan dan belakang. Jika Anda ingin mengurutkan Penerima menurut negara bagian atau kota, verifikasi bahwa Anda memiliki kolom negara bagian atau kota terpisah.

Jika file Excel Anda menyertakan tanggal, waktu, nilai mata uang, atau kodepos yang dimulai atau diakhiri dengan 0, Anda bisa menggunakan bantuan tim jasa pengetikan online.

Khusus untuk surat undangan, Anda setidaknya mempersiapkan dokumen excel minimal terdiri dari nama dan alamat:

Artikel ini dibuat oleh tim jasa pengetikan online

Bagaimana cara mailing surat dari Excel ke Word

Saat lembar bentang Excel Anda disiapkan dan ditinjau, Anda siap untuk menjalankan mail merge. Dalam contoh ini, adalah cara membuat mail merge di word 2010. Jika Anda menggunakan Word 2013 atau Word 2016, langkah-langkahnya akan sama persis.

Import Excel ke Dokumen Word

1. Jika Anda telah membuat surat Anda, Anda dapat membuka dokumen Word yang ada, jika tidak buat yang baru.
2. Pilih jenis penggabungan yang ingin Anda jalankan. Beralih ke tab Surat> Mulai Mail merge grup, dan pilih jenis mail merge – huruf, pesan email, label, amplop, atau dokumen. Kami memilih Surat.
   
3. Pilih penerima. Pada Surat tab, klik Pilih Penerima> Gunakan Daftar yang Ada.
   
4. Hubungkan spreadsheet Excel dan dokumen Word Anda. Dengan mengatur koneksi antara lembar Excel Anda dan dokumen Word, Anda memastikan bahwa sumber data mail merge Anda akan diperbarui secara otomatis setiap kali Anda membuat perubahan pada file Excel yang berisi data penerima.
   Dalam Pilih Sumber Data, telusuri lembar Excel Anda dan klik Buka. Jika Word meminta Anda untuk memilih tabel, lakukan ini dan klik OK.
   

Setting Mail Merge di Dokumen Word

1. Jika Anda hanya ingin memasukkan beberapa entri Excel, klik tombol Edit Daftar Penerima di grup Mulai mail merge .
   
   Maka akan terbuka dialog “ penerima gabugan surat” dan Anda memeriksa atau kotak centang hapus centang untuk menambahkan atau menghapus penerima dari mail merge.
   
   Tip. Anda juga dapat mengurutkan, memfilter, dan menghapus daftar penerima serta memvalidasi alamat email dengan mengklik opsi yang sesuai di bawah bagian Saring Daftar Penerima .
   Oke, kami sudah selesai dengan daftar penerima dan Anda siap untuk memulai surat. Ketik teks seperti yang biasa Anda lakukan di dokumen Word atau salin / tempel dari sumber eksternal.
2. Tambahkan placeholder. Sekarang Anda perlu menambahkan placeholder untuk Blok Alamat dan Kalimat Penyambutan untuk Mail Merge untuk mengetahui dengan tepat di mana harus menambahkan data. Untuk menambahkan placeholder, klik tombol yang sesuai pada pita Mailing> Tulis & Sisipkan Bidang.
   
   Bergantung pada file yang Anda tambahkan, kotak dialog akan muncul dengan berbagai opsi. Pilih opsi yang diinginkan, verifikasi hasil di bawah bagian Pratinjau dan klik OK. Anda dapat menggunakan panah kanan dan kiri untuk beralih ke pratinjau penerima berikutnya atau sebelumnya.
   
   Setelah selesai, placeholder yang sesuai akan muncul di dokumen Anda, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini:
   
   Untuk beberapa huruf, hanya menambahkan blok Alamat dan baris Salam sudah cukup. Ketika surat itu dicetak, semua salinannya akan sama kecuali nama dan alamat penerima.

Dalam kasus lain, Anda mungkin ingin menempatkan data penerima di dalam teks surat untuk mempersonalisasikannya lebih lanjut. Untuk melakukan ini, klik Sisipkan Bidang Gabungan dan pilih data yang ingin Anda sisipkan dari daftar turun bawah.

Pratinjau Hasil Mail Merge

7. Pratinjau suratnya. Untuk memastikan data penerima dengan benar muncul dalam surat itu, klik Preview Hasil tombol pada  tab Mailing.
   Anda dapat menggunakan panah kiri dan kanan untuk melihat setiap surat dengan data penerima.
   
8. Selesaikan Mail Merge. Jika Anda senang dengan semua pratinjau, buka Selesai grup dan klik tombol Selesai & Gabung . Di sini Anda dapat memilih untuk mencetak surat atau mengirimkannya sebagai pesan email.
   
   Jika Anda ingin melakukan beberapa pengaturan sebelum mencetak / mengirim email, klik Edit Dokumen Individual. A baru dokumen akan terbuka dan Anda akan dapat membuat perubahan yang diinginkan di setiap huruf tertentu.
9. Simpan dokumen mail merge. Anda menyimpan file mail merge sebagai dokumen Word biasa dengan mengklik Save tombol atau menekan Ctrl +S.
   Setelah disimpan, file tersebut akan tetap terhubung ke milis Excel Anda. Ketika Anda ingin menggunakan lagi dokumen mail merge, buka dan klik Ya saat Microsoft Word meminta Anda untuk mempertahankan koneksi tersebut.

Artikel ini dibuat oleh tim jasa pengetikan online

Semoga informasi ini bermanfaat dan sekarang Anda tahu cara melakukan mail merge di Excel dan Word dengan benar. Jika Anda masih ragu, sebab dokumen Anda terlihat lebih kompleks gunakan jasa pengetikan online.